Improvisar mejor empieza mucho antes de la producción
Escrito por Marcos Alonzo
Fundador de Strathoss Studio
Hay dos proyectos bastante diferentes que me terminaron dejando prácticamente el mismo aprendizaje.
En uno teníamos que producir aproximadamente 45 clases para un curso online. En el otro teníamos cuatro días para cubrir una competencia Panamericana de levantamiento olímpico mientras alrededor nuestro había fotógrafos, videógrafos, atletas, medios y otros equipos publicando prácticamente en tiempo real.
Uno necesitaba controlar una cantidad enorme de variables. El otro necesitaba reaccionar muy rápido.
Y curiosamente, en los dos terminamos llegando al mismo lugar: cuanto menos queríamos depender de la improvisación, más cosas teníamos que resolver antes.
¿Qué hay que preparar antes de una producción grande?
Cuando empezamos a trabajar en aquel curso online, desde afuera el proyecto parecía bastante claro. Había aproximadamente 45 capítulos y teníamos que producirlos.
Pero cuando empezamos a trabajar realmente con el cliente nos dimos cuenta de que grabar probablemente iba a ser una de las partes más sencillas.
Primero necesitábamos entender y ordenar todo el contenido. Trabajamos desde el brief y el documento de comunicación hasta la información, los capítulos y los diferentes segmentos. Después empezaron a aparecer preguntas mucho más específicas porque además era un curso de entrenamiento deportivo.
No alcanzaba con poner a una persona frente a cámara y grabarla explicando. Había ejercicios que demostrar, modelos que coordinar, herramientas que tenían que estar disponibles y diferentes espacios que íbamos a utilizar.
Hicimos una visita técnica para revisar la locación, escenarios, iluminación, arte y recursos disponibles. Al mismo tiempo teníamos que prever qué material necesitaríamos después para las portadas, la landing y la publicidad.
Cuando finalmente llegamos al rodaje teníamos tres jornadas, dos cámaras, micrófonos, iluminación, modelos fitness y fotografía simultánea. Además, durante esos mismos días teníamos que producir cinco videos publicitarios adicionales.
Después todavía quedaban unas cuatro semanas hasta la primera entrega, revisiones y aproximadamente dos semanas más hasta cerrar el proyecto.
El cliente había llegado imaginando un proceso bastante más corto y terminó diciéndonos que el contenido que se llevaba “valía oro”.
A mí me quedó otra cosa de esa experiencia:
Cuanto más grande es una producción, menos decisiones importantes deberían quedar para el día de producción.
¿Una buena preproducción evita los imprevistos?
Meses después nos encontramos con una situación casi opuesta.
Nos tocó cubrir durante cuatro días una competencia Panamericana de levantamiento olímpico. Esta vez no teníamos 45 capítulos que podíamos ordenar de antemano ni sabíamos exactamente qué iba a ocurrir.
Teníamos atletas compitiendo, resultados en vivo, historias que aparecían durante el evento y muchas otras personas generando contenido al mismo tiempo.
Y ahí el valor del contenido también dependía de cuándo conseguíamos publicarlo.
Podíamos hacer una pieza excelente, pero si salía cuando la conversación ya había pasado perdíamos buena parte de la oportunidad. Al mismo tiempo, publicar primero cualquier cosa tampoco tenía demasiado sentido.
Necesitábamos encontrar una forma de trabajar rápido sin abandonar la calidad.
Y nuevamente buena parte de la solución estaba antes de llegar al evento.
Organizamos flujos de trabajo, definimos qué material necesitábamos, preparamos recursos y pensamos con anticipación fotografía, portadas, copys y lives. También sabíamos que mientras generábamos contenido prácticamente en tiempo real necesitábamos guardar otro tipo de material para vlog, YouTube, blog y piezas que la marca utilizaría posteriormente.
¿Eso hizo que no tuviéramos que improvisar?
Para nada.
Improvisamos muchísimo.
En una competencia no sabés exactamente qué atleta va a tener una actuación increíble, qué historia va a aparecer, qué resultado va a cambiar la conversación o qué momento va a merecer que dejemos todo lo demás para prestarle atención.
Y justamente ahí entendí mejor para qué sirve realmente la preproducción.
Preparar no significa intentar controlar todo
Creo que acá hay una diferencia importante. Una buena preproducción no consiste en imaginar absolutamente todo lo que va a suceder, porque eso es imposible, especialmente en un evento.
Para mí consiste más en quitar del camino todas esas decisiones que sí podemos prever para que, cuando aparezca algo inesperado, tengamos tiempo y capacidad para resolverlo bien.
Si durante una competencia todavía estamos decidiendo cómo debería verse una portada, dónde vamos a guardar los archivos, qué formato necesitamos, quién se encarga de determinada pieza o qué material tenemos que capturar, estamos utilizando tiempo y cabeza en problemas que podríamos haber resuelto una semana antes.
Algunas piezas durante el Panamericano se resolvían prácticamente en tiempo real. Otras necesitaban más trabajo y las terminábamos al cerrar cada jornada.
La preparación no hacía que desaparecieran los problemas. Nos daba más espacio para ocuparnos de los que realmente no podíamos prever.
¿Se puede trabajar rápido sin sacrificar calidad?
Después de esa cobertura me quedó dando vueltas esta pregunta porque velocidad y calidad suelen plantearse como si necesariamente tuviéramos que elegir una.
Hay situaciones donde seguramente sea así. Si tenemos diez minutos para hacer algo que normalmente requiere dos horas, alguna concesión vamos a tener que hacer.
Pero también hay veces en las que somos lentos simplemente porque estamos tomando demasiado tarde decisiones que podríamos haber tomado antes.
Y con la velocidad pasa algo parecido. Desde afuera puede parecer que un equipo resuelve muy rápido porque improvisa bien, cuando en realidad puede hacerlo porque llegó con una estructura que le permite concentrarse solamente en lo que cambió.
Eso fue lo que encontré en común entre aquellos dos proyectos.
En uno necesitábamos producir decenas de clases de forma ordenada durante tres jornadas. En el otro teníamos que reaccionar durante cuatro días a una competencia que estaba ocurriendo frente a nosotros.
Las situaciones eran completamente diferentes, pero la preparación cumplía una función muy parecida: liberarnos capacidad para tomar mejores decisiones cuando realmente las necesitábamos.
Desde entonces intento pensar la preproducción de esa manera.
No como un intento de controlar todo lo que va a suceder, porque probablemente nunca podamos hacerlo.
Más bien como una oportunidad para preguntarnos:
¿Qué podemos resolver hoy para tener más capacidad de reaccionar mañana?
Porque seguramente siempre vamos a tener que improvisar algo. La diferencia está en decidir qué cosas realmente vale la pena dejar para ese momento.
